Quy trình mua hàng là một quy trình không thể bỏ qua nếu bạn muốn hợp tác lâu dài và có lợi với nhà cung cấp. Thường thì các hoạt động đặt hàng trên sàn thương mại điện tử không được thực hiện trực tiếp mà chỉ thông qua văn bản giao tiếp. Vì thế rất khó để phán đoán nhà cung cấp có đang trung thực với ta không và làm thế nào để giao tiếp với nhà cung cấp một cách dễ dàng.

Việc có một quy trình mua hàng rõ ràng và tối ưu chi phí khi kinh doanh trên Amazon là không khó nhưng đòi hỏi bạn phải biết cách làm sao cho chính xác. Bài viết hôm nay MEA sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình mua hàng và làm việc với nhà cung cấp.

1. LỢI ÍCH CỦA DOANH NGHIỆP KHI CÓ MỘT QUY TRÌNH MUA HÀNG CHI TIẾT?

Quy trình mua hàng được hiểu là các bước cần thiết để thực hiện hành vi mua sắm sản phẩm/hàng hóa nhằm tối ưu giá trị của sản phẩm/hàng hóa, chi phí mua sắm và đem đến hiệu quả mua hàng cao nhất cho doanh nghiệp.

7 Great Online Jobs for Teens | HowStuffWorks

Sở hữu một quy trình mua hàng chi tiết và rõ ràng sẽ đem đến cho doanh nghiệp của bạn những lợi ích như:

  • Quản lý được chi phí thu mua hàng hóa, từ đó có số liệu rõ ràng để phục vụ cho các nghiên cứu và phân tích về tài chính, chiến lược mua hàng, chiến lược xúc tiến bán,…của doanh nghiệp.
  • Dễ dàng làm việc và hợp tác với nhà cung cấp hiệu quả hơn.
  • Nắm rõ các thủ tục liên quan đến đơn hàng và cách đặt hàng để chủ động trong các lần mua hàng tiếp theo.
  • Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, từ đó đưa ra các quyết định tiếp tục hợp tác hay tìm nhà cung cấp mới.

2. QUY TRÌNH MUA HÀNG VỚI NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER)

Sau khi doanh nghiệp đã tìm hiểu kỹ và lựa chọn được nhà phân phối/nhà sản xuất hợp ý về chất lượng, mẫu mã sản phẩm; giá cả sản phẩm; cách thức vận chuyển và thanh toán;…thì việc tiếp theo chính là mua đơn hàng đầu tiên. Việc thực hiện đơn hàng đầu thường rắc rối hơn vì bạn vẫn chưa thể tin tưởng 100% vào nhà cung cấp. Bạn cần làm việc với họ để biết họ có thực sự phù hợp với cách làm việc của doanh nghiệp hay không.

2.1. XÁC ĐỊNH ĐƠN HÀNG CẦN MUA

Ở bước này bạn cần tự hỏi: Doanh nghiệp bạn cần mua bao nhiêu sản phẩm từ nhà cung cấp? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần làm rõ:

  • Shop bán của bạn có đang xúc tiến bán cho sản phẩm này không?
  • Nhu cầu mua của khách hàng có cao không?
  • Số lượng hàng tồn kho cao nhất bạn có thể trữ là bao nhiêu?
  • Chi phí mua hàng bạn có thể chi trả là bao nhiêu?

Sau khi xác định được số lượng hàng hóa, điều tiếp theo bạn nên liệt kê ra là các yêu cầu về sản phẩm một lần nữa bao gồm: bao bì (chất liệu, mẫu bao bì,…), cách đóng gói (chèn logo shop, hóa đơn thanh toán,…), chi tiết sản phẩm (màu sắc, kích thước,…) mà cả hai bên đã thống nhất với nhau.

Việc biết doanh nghiệp cần mua bao nhiêu sản phẩm không những giúp bạn chủ động nắm rõ tình hình kinh doanh của shop

5 Ways to Figure Out What to Sell on Amazon

mà còn giúp đơn giản hơn quy trình mua hàng với nhà cung cấp. Hãy nhớ rằng một khi đơn hàng đã được thỏa thuận trên giấy tờ thì mọi thay đổi sau đó đều tốn chi phí và thời gian, vì thế luôn luôn phải chi tiết cho từng vấn đề trước khi đặt hàng.

2.2. HỢP ĐỒNG MUA HÀNG VỚI NHÀ CUNG CẤP

Hợp đồng sẽ được ký kết khi bạn và nhà phân phối/nhà sản xuất chấp nhận tất cả các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Khi chuẩn bị một hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, bạn cần lưu ý các phần bao gồm:

  • Khâu sản xuất & chuẩn bị sản phẩm: như phân tích ở trên, ở phần này bạn cần quan tâm đến các vấn đề của sản phẩm một cách chi tiết nhất có thể. Nếu bạn là shop bán thương mại thì nhấn mạnh thêm vào cách đóng gói và thông tin hóa đơn. Trường hợp là shop có nhãn hiệu rõ ràng thì phải quan tâm đến toàn bộ chi tiết sản phẩm, tốt hơn hết là yêu cầu 1 đơn hàng mẫu để chắc chắn.
  • Tổng chi phí: Nếu chỉ order 1 sản phẩm thì mọi thứ đơn giản hơn khi liệt kê, tuy nhiên trong trường hợp nhiều sản phẩm thì hãy đảm bảo bạn liệt kê chi tiết số lượng và giá của từng món hàng, sau đó tổng hợp chi phí cụ thể.
  • Quyền kiểm tra: quyền này dành riêng cho nhà sản xuất, có nghĩa là họ sẽ phải tự gửi ảnh quá trình sản xuất từ nhà máy theo định kỳ để doanh nghiệp bạn có thể kiểm tra. Hoặc bạn có thể yêu cầu được quyền nhờ đến công ty giám định chất lượng của bên thứ ba để kiểm tra định kỳ nhà sản xuất.
  • Mẫu sản phẩm hoàn thiện hoặc ảnh chụp mẫu sản phẩm: hình ảnh là phần quan trọng để sử dụng khi đăng tải sản phẩm lên trang bán của doanh nghiệp. Bạn có thể tự chụp ảnh sản phẩm hoặc có thể yêu cầu quyền được cung cấp và sử dụng hình ảnh rõ nét nhất của sản phẩm.
  • Đóng gói hàng hóa: với cách thức bán hàng của Amazon, đơn hàng sẽ được gửi về kho Amazon (hình thức FBA) hoặc gửi thẳng đến khách hàng (hình thức FBM) nên bạn sẽ không trực tiếp kiểm tra được đơn hàng trước khi đến tay khách hàng. Vì thế, việc đảm bảo khách hàng sẽ có được trải nghiệm mua hàng tốt từ đầu đến cuối thì bạn cần lưu ý nhà cung cấp đóng gói hàng hóa cẩn thận theo đúng những gì bạn yêu cầu. Những điều này cũng phải được liệt kê chi tiết trong hợp đồng.
  • Vận chuyển: phương thức vận chuyển là một phần khá khó vì bạn cần phải hợp tác với một đơn vị vận chuyển nữa. Thông thường nhà phân phối hoặc nhà sản xuất sẽ tự tìm đơn vị vận chuyển. Hai bên có thể đàm phán về chi phí, đối tác và thời gian vận chuyển sao cho phù hợp nhất. 
  • Bí mật thông tin: ở đây sẽ cam kết nhà cung cấp sẽ không tiết lộ danh tính mua hàng của doanh nghiệp, không tiết lộ tên thương hiệu hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan đến sản phẩm.
  • Thanh toán: thông thường bên mua hàng sẽ không bao giờ trả trước 100% chi phí cho đến khi nhận được hàng, bạn có thể đàm phán để lựa chọn phương án thanh toán 50/50 hoặc 30/70 để đảm bảo bên nhà cung cấp đáp ứng tốt tất cả các điều khoản nêu trong hợp đồng. Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất cho cả 2 bên để tối ưu chi phí tốn thêm như thuế, phí chuyển tiền từ ngân hàng,…
  • Phụ lục: các thông tin bổ sung như hình ảnh, tệp PDF và tệp CSV có liên quan đến đơn hàng.

2.3. GIAO – NHẬN HÀNG HÓA VÀ THANH TOÁN ĐƠN HÀNG

Khi 2 bên đã thỏa thuận và đồng ý với các điều khoản thì hợp đồng sẽ được ký kết và có hiệu lực. Trong thời gian quy định, bên nhà cung cấp sẽ tiến hành chuẩn bị và giao đơn hàng đi và bạn sẽ thực hiện thanh toán một phần tiền đơn hàng cho họ.

Red de Partners Ekon

Như đã nói ở trên, một điểm khá rắc rối của Amazon là đơn hàng sau khi đặt với nhà cung cấp thì sẽ gửi thẳng qua kho Amazon tại Mỹ hoặc đến thẳng tay khách hàng. Trong trường hợp này, khách hàng sẽ là người đánh giá mức độ lỗi sai phạm trong sản phẩm, bạn nên tổng hợp lại những phản hồi đó và gửi lại cho nhà cung cấp để họ rút kinh nghiệm trong những lần vận chuyển sau. Cuối cùng, trách nhiệm của bạn là thanh toán phần tiền còn lại của đơn hàng.

2.4. ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

Bước cuối cùng của quy trình mua hàng với nhà cung cấp là đánh giá. Đây là bước làm cần thiết để bạn đưa ra quyết định có tiếp tục làm việc với nhà cung cấp hay không. Bạn cần đánh giá nhà cung cấp ở những tiêu chí: chất lượng hàng hóa và dịch vụ của họ; họ có thực hiện đúng những điều đã cam kết chưa; cách làm việc của họ có chuyên nghiệp không; liên lạc với họ khi có những tình huống khẩn có nhanh chóng không;…Những đánh giá này có thể giúp doanh nghiệp bạn đưa ra nhận định kịp thời về nhà cung cấp.

Hiện Maslow Ecom có những khóa học đào tạo kinh doanh Etsy và Amazon cho những người mới bắt đầu. Nếu bạn quan tâm đến khóa học của chúng tôi, vui lòng xem thông tin Khóa học và Đăng ký

Liên hệ trực tiếp với chúng tôi!

Xem và đọc nhiều bài viết hơn tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *